5 Tipps für den nächsten Büro-Umzug

Jedes Unternehmen entwickelt und verändert sich. Manchmal wächst man dabei aus dem alten Haus heraus. Wortwörtlich. Umzüge bieten viele Möglichkeiten, aber sollten auch immer gut geplant werden, denn ein Umzug findet normalerweise bei laufendem Betrieb statt. Selbst wenn das Unternehmen während des Firmenumzugs schließt, muss die Arbeitsfähigkeit schnell wiederhergestellt werden.

Wir möchten Ihnen daher unsere fünf Empfehlungen aufzeigen, um den nächsten Umzug angenehmer zu gestalten:

1) Neues Büro vorher ausmessen

Ganz wichtig am Anfang: Passen die alten Schreibtische, Bürostühle, Schränke und so weiter überhaupt in die neuen Räumlichkeiten? Nicht nur die Raumgröße, sondern auch der Schnitt und die Lichtverhältnisse spielen dabei eine Rolle.

Richtige und gründliche Planung kann spätere Notkäufe verhindern, weil bspw. Empfangstheken zu groß sind oder Schreibtische zu breit. Also messen Sie rechtzeitig sowohl die neuen Räume als auch das vorhandene Inventar.

Ebenso wichtig ist die Verteilung der Mitarbeiter auf die neuen Räume. Werden gut funktionierende Teams oder eingespielte Mitarbeiter der jeweiligen Büros auseinandergerissen? Vielleicht wollen Sie damit Arbeitsabläufe optimieren oder die neuen Firmenräume eignen sich für mehr beziehungsweise weniger Arbeitsplätze.
Ein solcher Schnitt kann Mitarbeiter auch demotivieren und es gefährdet das Betriebsklima und die Effizienz der Arbeit. Von Anfang an sollte man die Mitarbeiter in die Planung einbringen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter – natürlich in einem passenden Rahmen – sich selbst in die neuen Büroräume hinein organisieren. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter als vollwertig behandelt und Sie ersparen sich unnötigen Stress bei der Raumplanung, denn jeder Mitarbeiter weiß am besten, welche Arbeitsumgebung er oder sie braucht. Hier sollten Sie natürlich auch auf Befindlichkeiten Einzelner achten, aber in einem gut funktionierenden Team finden sich für alle Unstimmigkeiten auch immer Lösungen.

2) Neuen Grundriss vorplanen und passende Möbel kaufen

Mit einem guten Plan geht alles besser. Wenn das Büro ausgemessen wurde, wird ein maßstabsgerechter Grundriss digital oder auf Papier angefertigt. Im Bestfall haben Sie sogar schon Beides von Ihrem künftigen Vermieter erhalten oder wir helfen dabei!

Dafür benötigen wir nur die Maße. Denken Sie beim Ausmessen auch die Lage von Heizungen, Steckdosen, Lichtschaltern und so weiter. Wir arbeiten mit hochwertigen, innovativen Programmen, die beim Planen einer zweckmäßigen Einrichtung helfen. Beispielsweise bieten wir unseren Kunden an, das neue Büro schon digital im Detail vorzuplanen, damit Sie das Wunschbüro schon im Vorfeld sehen. So können Sie bereits einschätzen, wie die Möbel in der neuen Umgebung wirken und ob man die dunklen Wartesessel nicht doch besser durch hellere Stücke austauschst.

Mit der Serie 5th Element von Ukamo lassen sich viele Arbeitsplätze ganz individuell anpassen.

3) Alles sicher einpacken

Bevor der Umzug ansteht, ist es sehr wichtig, dass alles richtig und vor allem sicher verpackt wird. Aktenordner und Büromaterial sind zwar meistens ziemlich stoßfest, aber gerade die teure Elektronik sollte gut verpackt sein. Sie können Umzugskisten übrigens auch nur mieten oder ausleihen – und Luftpolsterfolie zum Einwickeln kostet auch nicht viel. Für den Transport der Computer bieten sich Computerwannen mit Deckel und Rollen an. Kartoneinsätze für Hängeregistraturen erleichtern das Ein- und Auspacken der Registratur.

Bitte sparen Sie nicht beim Umzugsmaterial, sonst könnte wertvolles Mobiliar zu Bruch gehen. Schützen Sie Ihr Inventar, Arbeitsmaterial und die Unterlagen auch vor Wetterunbilden. Regen, starker Wind aber auch staubige Luft könnten sonst unschöne Spuren hinterlassen. Wetterfeste, sicher verschlossene Umzugskisten und Schutzfolien können dabei nützlich sein. Viele Gegenstände kann man auch ganz einfach und kostengünstig mit zerknülltem Zeitungspapier einwickeln oder damit die Kisten auspolstern und transportsicher machen.

4) Profi-Hilfe für den Umzug

Falls sie nicht gerade aus der Logistik-Branche kommen, sollten Sie ein Umzugsunternehmen dazu holen. Die Mitarbeiter können sich zwar um das Zusammenpacken ihrer jeweiligen Arbeitsplätze kümmern, aber die schweren Möbel und Einrichtungsgegenstände sollte man schon aus Versicherungsgründen besser den Umzugsprofis überlassen. Außerdem sind berufserfahrene Umzugshelfer geschult und ausgebildet darin, Möbel schadensfrei auch durch enge Treppenhäuser zu wuchten und Umzugsfahrzeuge effizient zu beladen. So sparen Sie vor allem Zeit, aber auch viele Nerven. Gleiches gilt natürlich für die Lieferung von neuen Möbeln durch unsere Mitarbeiter. Ihre Möbel werden nach der Bestellung sorgfältig verpackt und mit Vorsicht von erfahrenen Kollegen im neuen Büro eingebaut. Bleiben Sie bei Ihrer Kernkompetenz, wir kümmern uns um Ihre neuen Büromöbel und die Umzugsprofis sorgen für den reibungslosen Firmenumzug.

Bei Umzügen sollten Sie Profis vertrauen. CC BY 2.0 via Katie Tegtmeyer/flickr.com

5) Verbreiten Sie gute Laune

Steht der Umzugstag dann ins Haus und ist alles andere vorbereitet, sollten Sie darauf achten, Ihre Mitarbeiter motiviert zu halten. Ein Umzug kann auch stressig sein, denn man wird ja doch irgendwie aus einer bekannten Umgebung herausgerissen. Da ist es ganz wichtig, positive Stimmung zu verbreiten. Ganz einfach erreichen Sie das, indem Sie Ihre Mitarbeiter beim Umzug helfen lassen und selbst auch mithelfen. So vermitteln Sie den Mitarbeitern das Gefühl, sich aktiv einzubringen. Tatkräftig und als Team verlassen alle die alten Arbeitsplätze und nehmen gemeinsam die neuen Räume in Besitz. Bei der Aufgabenverteilung sollte natürlich auf körperliche Beschwerden, besondere Umstände o.Ä. geachtet werden. Idealerweise haben Sie für die schweren Dinge professionelle Umzugshelfer einer Umzugsfirma engagiert. Für die Mitarbeiter ist die Umzugshilfe auch psychologisch besser als einen Tag Home-Office verordnet zu bekommen und dann in völlig unbekannte Räume zu kommen. Ein Freitag bietet sich hier an. Jeder darf in robuster Umzugskleidung kommen, auch der Chef. Alle packen gemeinsam an und am Ende des Tages steht es den Mitarbeitern offen, den erfolgreichen Umzug zu feiern. Das verbessert häufig sogar den Teamgeist und das Betriebsklima.

Firmenumzüge gilt es von langer Hand zu planen

Mit einem Privatumzug hat ein Firmenumzug nicht viel gemeinsam, denn gilt es lediglich die Wohnung zu wechseln, sind Missgeschicke und Verzögerungen zwar ärgerlich, aber nicht weiter tragisch. Freunden und Familienmitgliedern kann die Adressänderung zudem formlos mitgeteilt werden. Gilt es hingegen einen Firmenumzug vorzunehmen, gibt es hier keine einheitliche Motivation und niemand trägt die Verantwortung in diesem Fall ganz alleine. Selbstverständlich wollen natürlich aber auch die meisten Mitarbeiter nur das Beste für ihr Unternehmen. Trotz alledem hält sich hier die Belastbarkeit der Angestellten oftmals in Grenzen und ist kaum vergleichbar mit einem Privatumzug. Ist der Firmenumzug also beschlossene Sache, gilt es unverzüglich die Mitarbeiter auf diesen einzustimmen. Zudem gilt es die Urlaubspläne rechtzeitig mit dem Vorhaben in Einklang zu bringen und sämtliche Geschäftspartner vom kommenden Ereignis in Kenntnis zu setzen.

Es gilt das Team stets gezielt zu motivieren

Kein Mitarbeiter wird gerne vor vollendete Tatsache gestellt, so dass es wichtig ist frühzeitig alle Angestellten wissen zu lassen, dass es in absehbarer Zeit zu einem Firmenumzug kommen wird. Demnach gilt es eine Betriebsversammlung einzuberufen, um das Team mit der nötigen Motivation zu versehen. Hilfreich kann es in diesem Fall sein, je nach Größe des Unternehmens, einen oder gleich mehrere Mitarbeiter mit der Organisation des Vorhabens zu betrauen. Zudem gilt es einen jeden Angestellten zu bitten, sich für den Umzug des eigenen Arbeitsplatzes verantwortlich zu fühlen. Verbesserungsvorschläge, sowie Ideen sind natürlich jederzeit gerne gesehen und dürfen auch gerne belohnt werden.

Beachten Sie diese Tipps, beschleunigt das nicht nur den eigentlichen Umzug, sondern stärkt auch den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern und im Unternehmen.